Canal de l'Informant
POLÍTICA INTERNA DEL
CANAL DE L'INFORMANT
POLÍTICA INTERNA DEL
CANAL DE L'INFORMANT
A KORÖSHI, ens preocupem a complir amb la legalitat i la normativa interna i amb els principis establerts a la nostra empresa. Per això, posem a disposició eines per detectar i prevenir conductes que no corresponguin als nostres valors. Lèxit de la nostra companyia es basa en la Integritat i el compliment. Per això, el nostre departament de RRHH gestiona el nostre Canal de l'Informant totalment imparcial i confidencial on es puguin transmetre els temes com:
· Assetjament sexual, laboral i/o discriminació
· Sospites d'altres infraccions de lleis en vigor, reglaments jurídics, altres disposicions estatals o actes jurídics immediats de la Unió Europea
· Riscos per als drets humans i el medi ambient que poguessin atribuir-se a l'empresa
· Altres conductes que puguin suposar un abús de dret per part de l'empresa o dels seus proveïdors
I. INTRODUCCIÓ, OBJECTE I APLICACIÓ
Té com a objectiu establir un canal intern per a la denúncia de possibles infraccions normatives, infracció de polítiques internes i/o ètiques i establir un règim de protecció a l'informant, en compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
Aquest Canal és un mecanisme que permet als empleats i altres parts interessades, denunciar qualsevol tipus de conducta il·legal o contrària als nostres valors i principis ètics, sense por de represàlies enfortint la cultura de la informació, de les infraestructures d'integritat de les organitzacions i el foment de la cultura de la informació o comunicació com a mecanisme per prevenir i detectar amenaces a linterès públic. D'aquesta manera, es busca promoure una cultura de transparència, integritat i responsabilitat a la nostra organització, alhora que es protegeix aquells empleats que decideixen fer una denúncia de bona fe.
II. CANAL DE L'INFORMANT
El canal de l'Informant és a càrrec del responsable del sistema intern del Canal, i compta amb diversos gestors segons l'àmbit de la informació rebuda.
El responsable del sistema s'ocuparà de:
• Recepció, registre i gestió de les denúncies rebudes mitjançant el canal de l'informant.
• Designació de la persona o equip encarregat de la investigació de les denúncies rebudes.
• Assegurament de la protecció dels denunciants i la confidencialitat de les denúncies rebudes.
• Avaluació de la veracitat i credibilitat de les denúncies rebudes.
• Presa de decisions sobre les mesures adequades en funció dels resultats de la investigació.
• Seguiment i revisió periòdica del procés de gestió de denúncies i de la política interna de l‟empresa.
• Elaboració d'informes i de recomanacions per a l'alta direcció sobre les denúncies rebudes i les mesures adoptades.
Els informants dins l'àmbit d'aplicació de la llei poden fer les seves denúncies a través dels mitjans següents:
· Enllaç al canal online de l'informant: https://compliance.legalsending.com/canal/?C=4860789019017098
· Codi QR:
· Enviament d'un correu electrònic a la següent adreça: canalcomunicacion@koroshi.tv
· Correu postal dirigit a RRHH; Responsable sistema intern d'informació, de l'empresa.
A sol·licitud de la persona informant, mitjançant petició adreçada al responsable del Sistema, es podrà fer la comunicació mitjançant una reunió presencial.
III. SUBJECTES INFORMANTS
El canal podrà ser utilitzat per:
1. Les persones que tinguin la condició d'empleats o treballadors per compte d'altri.
2. Els autònoms col·laboradors (freelance).
3. Els accionistes, els partícips i les persones pertanyents a l'òrgan d'administració, direcció o supervisió de l'empresa, inclosos els membres no executius.
4. Qualsevol persona que treballi per a sota la supervisió i la direcció de contractistes, subcontractistes i proveïdors.
5. Altres
És important destacar que les denúncies realitzades a través del canal de l'informant han de ser de bona fe, és a dir, han d'estar recolzades per evidència i per fets concrets.
IV. FETS DENUNCIABLES
El canal serà únicament utilitzat per advertir l'empresa dels aspectes següents:
A. Qualssevol accions o omissions que puguin constituir infraccions del dret de la Unió Europea sempre que:
1r Entreu dins l'àmbit d'aplicació dels actes de la Unió Europea enumerats a l'annex de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del dret de la Unió, amb independència de la qualificació que en faci l'ordenament jurídic intern.
2n Afectin els interessos financers de la Unió Europea tal com es preveuen a l'article 325 del Tractat de Funcionament de la Unió Europea (TFUE); o
3r Incideixin al mercat interior, tal com es preveu a l'article 26, apartat 2 del TFUE, incloses les infraccions de les normes de la Unió Europea en matèria de competència i ajudes atorgades pels Estats, així com les infraccions relatives al mercat interior en relació amb els actes que infringeixin les normes de l'impost sobre societats o amb pràctiques la finalitat de les quals sigui obtenir un avantatge fiscal que desvirtuï l'objecte o la finalitat de la legislació aplicable a l'impost sobre societats.
B. Accions o omissions que puguin ésser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu*.
*En tot cas, s'entenen compreses totes aquelles infraccions penals o administratives greus o molt greus que impliquin menyscapte econòmic per a la Hisenda Pública i per a la Seguretat Social.
La persona informant haurà de facilitar com a mínim, la referència a làmbit subjectiu de la infracció (matèria o normativa infringida: Dret de la Unió Europea; infracció penal; o infracció administrativa); i una descripció dels fets objecte de comunicació (informació rellevant sobre el que ha passat), el més detallada possible, adjuntant la documentació de què pogués disposar, si escau.
De la mateixa manera pot facilitar el seu nom i cognoms, i un telèfon de contacte, si no optés per fer aquesta comunicació de forma anònima.
Si coneix la identitat de la persona responsable de la irregularitat comunicada, o ha posat en coneixement aquests fets a un altre òrgan o entitat a través d'algun canal extern, també pot facilitar aquestes informacions.
V. PROCEDIMENT DE DENÚNCIA
L'empresa es compromet a investigar totes les denúncies de possibles infraccions o incompliments que es rebin a través del canal de l'informant.
L'empresa designarà una persona o equip com a responsable del sistema d'informació o canal de denúncies encarregat de la recepció, el registre i la gestió de les denúncies rebudes a través del canal de l'informant.
El responsable del Sistema desenvoluparà les seves funcions de forma independent i autònoma respecte de la resta dels òrgans de lentitat o organisme, no podrà rebre instruccions de cap tipus en el seu exercici, i disposarà de tots els mitjans personals i materials necessaris per dur-les a terme.
S'investigaran totes les denúncies de manera imparcial i confidencial i es prendran mesures adequades en funció dels resultats de la investigació destinades a la protecció de l'informant.
L'empresa es compromet a informar el denunciant sobre l'estat de la investigació i de les mesures adoptades, sempre que sigui possible i sense comprometre la confidencialitat i la protecció del denunciant podent sol·licitar informació addicional als fets comunicats a través del canal.
A sol·licitud de l'informant, també es pot presentar mitjançant una reunió presencial dins el termini màxim de set dies per fer una comunicació. Aquesta reunió serà enregistrada en els termes establerts a la llei. Sense perjudici dels drets que li corresponen d'acord amb la normativa sobre protecció de dades, s'oferirà a l'informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la signatura la transcripció de la conversa.
A més, l'empresa es compromet a fer un seguiment de totes les denúncies rebudes i les mesures adoptades per garantir l'efectivitat d'aquesta política i millorar el procés contínuament.
Les comunicacions a través del sistema dinformació podran ser anònimes.
Les comunicacions rebudes seran acceptades en el termini màxim de 7 dies i gestionades durant el termini màxim de 3 mesos excepte casos d'especial complexitat que requereixin una ampliació del termini, cas en què aquest es podrà estendre fins a un màxim d'altres tres mesos addicionals.
Es remetrà al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat qualsevol informació quan els fets puguin ser indiciàriament constitutius de delicte. En cas que els fets afectin els interessos financers de la Unió Europea, es remetrà a la Fiscalia Europea.
A més d'aquest Canal Intern, hi ha altres canals externs habilitats per les autoritats competents, per comunicar igualment les accions o omissions que puguin constituir infraccions, sobre els àmbits anteriorment indicats. Entre aquests canals es troben:
Canals Estatals o Autonòmics:
· Servei Nacional de Coordinació Antifrau
· Fiscalia contra la Corrupció i la Criminalitat Organitzada
· Policia Nacional
· Autoritat Independent de Protecció a l'Informant*:
* La Llei 2/2023 estableix la creació específica daquest canal extern dinformació, i el nomenament duna Autoritat Independent de Protecció de lInformant. Les persones anteriorment indicades (“informants”) podran comunicar davant dita autoritat, o davant les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, la comissió de qualssevol accions o omissions recollides a l'apartat “comunicacions”, bé directament, o després d'haver efectuat aquesta comunicació a través d'aquest canal intern d'informació. (INFORMACIÓ D'ACCÉS A AQUEST CANAL EXTERN ENCARA NO DISPONIBLE)
Canals Europeus
· Oficina Europea de Lluita contra el Frau (OLAF)
VI. PROTECCIÓ DELS INFORMANTS
Ens comprometem a protegir les persones que informin sobre infraccions o incompliments, d'acord amb la Llei 2/2023.
Les persones que comuniquin o revelin infraccions tindran dret a protecció davant de represàlies sempre que concorrin les circumstàncies següents:
1. Tinguin motius raonables per pensar que la informació referida és veraç en el moment de la comunicació o revelació, encara que no aportin proves concloents, i que la informació esmentada entra dins de l'àmbit d'aplicació de la llei.
2. La comunicació o la revelació s'hagi realitzat d'acord amb els requeriments que preveu la llei.
Es prohibeixen expressament els actes constitutius de represàlia, incloses les amenaces de represàlia i les temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació conforme al que preveu la llei.
S'entén per represàlia qualsevol acte o omissió que estigui prohibit per la llei, o que, de manera directa o indirecta, suposin un tracte desfavorable que situï les persones que la pateix en desavantatge particular respecte a una altra en el context laboral o professional, només per la condició d'informants, o per haver realitzat una revelació pública.
Durant la tramitació de l'expedient les persones afectades per la comunicació tindran dret a la presumpció d'innocència, al dret de defensa i al dret d'accés a l'expedient en els termes regulats en aquesta llei, així com a la mateixa protecció establerta per als informants, i es preservaran la seva identitat i garantint-se la confidencialitat dels fets i les dades del procediment.
L'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant, A.A.I. podrà, en el marc dels procediments sancionadors que instrueixi, adoptar mesures provisionals en els termes establerts a l'article 56 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques
Queden expressament exclosos de la protecció prevista a la llei aquelles persones que comuniquin o revelin:
1. Informacions contingudes en comunicacions que hagin estat inadmeses per algun canal intern d'informació o per alguna de les causes previstes a la llei.
2. Informacions vinculades a reclamacions sobre conflictes interpersonals o que afectin únicament l'informant i les persones a què es refereixi la comunicació o revelació.
3. Informacions que ja estiguin completament disponibles per al públic o que constitueixin mers rumors.
4. Informacions que es refereixin a accions o omissions no compreses a l'àmbit de la llei.
VII. CONFIDENCIALITAT I PROTECCIÓ DE DADES
Les dades personals objecte de tractament, els documents aportats i qualsevol altra informació facilitada a la denúncia que contingui informació personal, seran tractades de manera confidencial pels responsables del canal de l'informant/denúncies amb la finalitat de complir amb l'obligació d'investigar i gestionar la denúncia presentada així com per donar compliment a les obligacions legals establertes a la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
No es recopilaran dades personals la pertinència de les quals no resulti manifesta per tractar una informació específica o, si es recopilen per accident, s'eliminaran sense dilació indeguda.
El tractament de dades personals serà realitzat vetllant pel compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016, de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals i de la Llei Orgànica 7/2021, de 26 de maig, de protecció de dades personals tractades per a fins de prevenció, detecció, investigació i enjudiciament d'infraccions penals i d'execució de sancions penals.
L'accés a les dades personals contingudes al sistema d'informació intern quedarà limitat a:
a) El responsable del Sistema i qui el gestioni directament.
b) El responsable de Recursos humans o l'òrgan competent designat degudament, només quan pogués procedir a adoptar mesures disciplinàries contra un treballador.
c) El responsable dels serveis jurídics de l'entitat o organisme, si escau l'adopció de mesures legals en relació amb els fets relatats a la comunicació.
d) Els encarregats del tractament que eventualment es designin.
e) El delegat de protecció de dades.
Les dades es poden posar en coneixement del Departament Legal, Advocats, Òrgans Judicials i Forces i Cossos de Seguretat de l'Estat en cas que alguna de les informacions rebudes fos susceptible de ser considerades delicte o infracció legal d'algun tipus.
Base legal del tractament: El tractament de dades personals, en els supòsits de comunicació interns, s'entendrà lícit en virtut del que disposen els articles 6.1.c) del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016, 8 de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, i 11 de la Llei Orgànica 7/2021, de 26 de maig, quan, d'acord amb allò establert als articles 10 i 13 de la llei , sigui obligatori disposar dun sistema intern dinformació. Si no és obligatori, el tractament es presumeix emparat a l'article 6.1.e) del reglament esmentat. El tractament de dades personals en els supòsits de canals de comunicació externs s'entendrà lícit en virtut del que disposen els articles 6.1.c) del Reglament (UE) 2016/679, 8 de la Llei Orgànica 3/2018, del 5 de desembre , i 11 de la Llei Orgànica 7/2021, de 26 de maig.
Drets de linteressat: accés, rectificació, supressió, limitació, portabilitat i oposició, de manera gratuïta mitjançant correu electrònic a: canalcomunicacion@koroshi.tv en els casos legalment previstos.
Conservació: Les dades es conservaran pel termini legal establert per a la tramitació de lexpedient (3 mesos) i pel temps necessari per a lexercici daccions legals o si fos necessari deixar evidència de la gestió del canal. L'interessat té dret a presentar una reclamació a l'AEPD a www.aepd.es per sol·licitar la tutela dels seus drets.
VIII. COMUNICACIÓ I SENSIBILITZACIÓ
Es duran a terme capacitacions periòdiques i campanyes de sensibilització per fomentar una cultura d'integritat i transparència, i per informar els empleats i altres parts interessades sobre el canal de l'informant
L'empresa es compromet a difondre aquesta política a tots els empleats i parts interessades, ia actualitzar-la regularment per garantir-ne la conformitat amb les lleis i regulacions aplicables.
Juny del 2023.
